6 zlodějů času

6 zlodějů času

Také máte pocit, že se vám nedaří plnit zadané úkoly ve stanoveném čase? Máte pocit, jako byste měli v kanceláři zloděje času a ručičky hodin se snad pohybovaly mnohem rychleji než jindy? Pravda je krutá, ale za všechny takové časové ztráty si většinou můžeme jen my sami.
Určitě jste sami zaznamenali, že při práci v kanceláři přes den jste vyrušování mnoha okolnostmi, ať jsou to nejrůznější dotazy spolupracovníků, telefonické hovory, návštěvy šéfa v kanceláři anebo nutnost zúčastnit se nejrůznějších porad atd. Je jasné, že s některými záležitostmi nic nenaděláte, ale některé můžete sami ovlivnit dosti významně. Často pak slyšíte nejrůznějších stran, že je lepší být v kanceláři sám anebo pracovat večer, případně v noci, tedy v době, kdy vás nikdo neruší.
Odkládání věcí na poslední chvíli je pravděpodobně nejčastějším důvodem, proč jsou některé úkoly a jejich plnění velmi nepříjemné. Tím, že úkol odložíte na poslední chvíli, na něm sice nepracujete, ale vaše mysl je stále zaujata přemýšlením o úkolu a to zbytečně zvyšuje nepořádek v hlavě. Stejně nemůžete tento úkol na někoho přesunout, zbude na vás. Dnes na něm sice nepracujete, ale už dnes o něm přemýšlíte, a tím odčerpáváte část svých myšlenek.
Špatné plánování práce má taktéž za následek zbytečnou ztrátu času. Podstata správného plánování tkví v tom, že je třeba se soustředit na to, abychom dělali na věcech, na kterých nám záleží.  Je třeba si tedy určit priority, zvážit časové možnosti a tomu přizpůsobit svou práci a vše ostatní. Pokud si stanovíte cíle, které neodpovídají vašim základním hodnotám, může se vám podařit mnoho práce, ale nikdy nebudete cítit úplné uspokojení.  Lidé, kteří o této skutečnosti nevědí, si sepisují dlouhé seznamy práce a úkolů, ale to vše zakládají pouze na naléhavosti. Výsledkem jsou pak zbytečně stresováni a pod neustálým napětím. 
Měnící se priority jsou neuvěřitelně velkým zlodějem času.  Čím níže stojíte na pracovní hierarchii, tím, menší vliv na tohoto zloděje času máte. Musíte se totiž často přizpůsobovat požadavkům vašeho šéfa, který může mít každou chvíli požadavek jiný, a čím častěji tato situace nastává, tím více času vy ztrácíte. Čím jste pracovně a společensky výše, tím méně se mění vaše priority, a tím méně času také ztratíte.
Čekáte na něčí odpověď a nemáte náhradní činnost, chyba. Toto je další způsob, jak ztratit příliš mnoho drahocenného času. Budete se zbytečně nudit a budete z práce znechuceni.  Proto je nutné mít vždy připravenou náhradní činnost, ve které se dostanete do stavu proudění.
Dostaňte se takzvaně do obrazu. To vám ušetří opravdu mnoho času. Konkrétním příkladem může být vaše složka: Nevyřízená pošta. Čím více nevyřízené pošty máte, tím vícekrát se do této složky budete muset vracet.  To znamená, že tím vícekrát se budete muset takzvaně vrátit do obrazu, to vás bude stát neuvěřitelně mnoho času.  A stejně tak je to i s telefonem. Když ho ztišíte tak, aby vás nerušil a vy mohli pracovat na daném úkolu, nebudete se muset k této práci opakovaně vracet a onen návrat pro vás již nebude zlodějem času. Na svůj pracovní stůl pohlížejte jako na výrobní linku. Z jedné strany přicházejí suroviny, a ty je třeba nasměrovat tam, kam potřebujete. Pozor však dávejte na zásoby, ty musí být stále co nejmenší.
A jedna skvělá rada na závěr: pořiďte si skartovačku!  Jakmile zadaný úkol zpracujete až do zdárného konce, můžete pak všechny materiály zničit, takže vám zbytečně nezahltí váš pracovní prostor a vy se k nim pak nebudete muset znovu a znovu vracet.

http://vybavujeme-kancelar.cz/kancelarsky-nabytek/kancelarska-technika/skartace
Foto – zdroj: zdnet.com, mensxp.com, blog.jatheon.com