Specifika virtuálních kanceláří

Specifika virtuálních kanceláří

Moderní doba pokročila natolik, že se dnes běžně zakládají nejen klasické kanceláře, ale i kanceláře virtuální. Někteří manažeři tak stojí před úkolem vést takzvaný virtuální tým. Jde o pracovní tým, který většinu úkolů anebo všechny úkoly řeší ve virtuálním elektronickém prostředí. Takto specifické prostředí má samozřejmě také specifické požadavky na komunikaci a řadu dalších rizik.
Oproti tradičnímu týmu je tým virtuální kanceláře tvořen pracovníky, kteří jsou od sebe fyzicky odloučeni. Obvyklá komunikace tváří v tvář je tak nahrazována komunikací zprostředkovanou. Společné pro všechny týmy virtuálních kanceláří je různorodá vzdálenost jednotlivých členů týmu a navíc i technologicky zprostředkovaná komunikace. Virtuálním týmem tedy rozumíme skupinu osob, které pracují na společném zadání napříč časem, prostorem a firmami a to za využití informačních a komunikačních technologií.
Prvotním krokem rozhodnutí při navrhování virtuálního týmu je volba komunikační technologie, kterou bude tým používat. Komunikační prostředí má velký vliv na efektivitu týmu, a tak je důležité, aby se manažer ujistil, že všichni členové týmu vědí přesně, jak mají komunikační nástroje používat. Jako komunikační nástroj je dobré zvolit nástroj takový, který je uživatelsky příjemný, čili optimální pro potřeby spolupráce virtuálního týmu.  
Zvláště pokud mají zaměstnanci virtuální kanceláře multikulturní charakter anebo mezinárodní složení, je třeba tato jejich specifika respektovat a raději se již předem seznámit se zvyklostmi jejich kultur, abyste se vyvarovali nepříjemných překvapení a faux pas. Někteří členové týmu budou muset například komunikaci online věnovat i kus svého volného času, to vše je třeba zohlednit a respektovat. Správný manažer takovéto situace minimalizuje a případně je i kompenzuje, aby v týmu nenarůstala nespokojenost s prací.  
Na rozdíl od tradičních pracovních kancelářských týmů, ty virtuální nemají potřebu a vlastně ani příležitost komunikovat nebo se scházet mimopracovně. Nevytvářejí tak mezi sebou pracovní vztahy. Mezi jednotlivci virtuálních týmů chybí neformální komunikace.
Vedoucí virtuální kanceláře si rovněž musí uvědomit, že to, co členům svého týmu vysvětluje, jak zadává úkoly a instrukce, by mělo být jasné, srozumitelné a stručné. To, co je vysvětleno v mluveném projevu, již do případné emailové komunikace nepatří. Takovými rozsáhlými instrukcemi by vedoucí svůj pracovní tým jen zbytečně zdržoval a zatěžoval.
Každý dílčí pracovník virtuálního týmu musí být zodpovědný za svoji dílčí činnost a tu může vykonávat samostatně. Musí k tomu mít samozřejmě jasně stanovené výstupy, kontroly a termíny. Pokud má být však výsledkem práce virtuálního pracovního týmu tvůrčí činnost, neobejde se to bez nezbytného socializačního osobního setkání celého kolektivu.

http://www.vybavujeme-kancelar.cz/kancelarsky-nabytek/

Foto – zdroje: blogs.thenews.com.pk, phonetelinc.com, techhamlet.com.